【リモートワーク 進捗管理をするポイント】
PMOの役割で押さえるべきポイントに進捗管理があります。昨今の状況からリモートワークが主流になり、進捗管理も今まで以上に大変になっていますので、ポイントについてご説明致します。
目次
1.｜リモートワークだから進捗遅れが発生‥
2.｜見える化（可視化）する
3.｜コミュニケーションを活発に行う
4.｜プロジェクト管理の標準化
5.｜まとめ
リモートワーク 進捗管理をするポイントについてご説明
1.｜リモートワークだから進捗遅れが発生‥
リモートワークをしていると予期せぬ事態が発生することがあります。
・メンバーの負荷状況がわからない
・属人化されているため、○○さんでないとわからない
・コミュニケーションが取りにくいので、生産性が下がる
・進捗遅延が発生してしまう
今までは不明点があれば即確認することができ、打ち合わせを実施することで即解決することができていましたが、リモートワークだと対面と違い、コミュニケーションを取ることが重要なポイントになります。
対面だとメンバーの様子や表情を確認することができますが、リモートだと画面と音声だけになるため、顔を映しながら確認する機会が少なくなり、微妙な雰囲気を声だけで感じ取るとるのは難しいと思っています。
TeamsやZoomなどリモートワークに適しているツールはあるのですが、コミュニケーションの取り方が1つの課題だと感じています。
※TeamsやZoom設定方法については、別途ご説明致します。
2.｜見える化（可視化）する
重要なのは、状況共有することです。普段と変わらない状況にすることです。
・スケジュールを明確化して共有する
・チャットを活用して気軽にメンバーでコミュニケーションを取る
・毎日朝会でTeamsを使用してスケジュールを確認し、朝会後に重要な内容はメールで展開し、情報共有を徹底する
・作業負荷を確認しながら、負荷が高くなりそうな場合はサポートする
・属人的されている項目を事前に確認しておく（資料作成も望ましいが効率的な方法で解決する）
3.｜コミュニケーションを活発に行う
リモートワークでは、場所、時間、距離などの制約がなく自由度の高い仕事が可能になります。しかしコミュニケーションはメールやチャットなどの文字が中心になりがちです。
誤解が生じたり、説明の手間が増えたり、連携が難しくなったり、プロジェクト管理が難しくなります。また在宅業務での業務環境やストレスも把握しにくいので精神面や体調面を確認するのが難しくなります。
解決するために、MTG前後で5分位の雑談会を実施する、定期定にメンバーとコミュニケーションを取ることで、リモートワークでの疎外感を少なくし、連帯感を強化しましょう。
4.｜プロジェクト管理の標準化
リモートワークでもプロジェクトでは、予算と進捗を意識しながら、生産性を高めて、品質を確保する必要があります。
属人化していてはリモートワークではブラックボックス状態になり、プロジェクト管理も上手くいきません。重要なのはプロジェクト管理を標準化することです。
WBSを作成し、チェックリストやリスク管理、品質管理などのドキュメントを見直しブラッシュアップすることです。新メンバーが居ればドキュメントを確認してもらい、不明点があれば分かりやすく修正することで、リモートワークでも余計な工数を増やすことなく、プロジェクト管理が実現可能です。
5.｜まとめ
リモートワークが急速に普及したことで、現在色々と取り組みを実施している企業も多いと思います。適宜ヒアリングすることで、ルールや環境の整備、改善を実施して自分達に適したプロジェクト管理を強化することが重要です。
まずは改善てきる点があるかを検討して頂ければ幸いです。
＃リモートワーク 進捗管理をするポイント
