再生請負人が見た 課題管理表だけ立派な案件
はじめに
課題管理表だけ立派な案件があります。課題件数は100件。更新日も最新。
色分けもされている。週次会議でも報告されている。
一見すると、管理できているように見えます。
しかし、プロジェクトは改善しない。なぜでしょうか。
課題管理が目的になっているからです。まずはこちらの動画をご覧ください。
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▶課題管理表だけ立派な案件 10/19公開予定
課題管理表は存在していた
私が参画した案件にもありました。立派な課題管理表です。
課題番号
課題内容
担当者
期限
優先順位
ステータス
すべて揃っている。しかし、何も解決していない。
管理しているだけ
炎上案件の共通点があります。課題は管理されている。
しかし、解決されていない。例えばステータス。「対応中」「確認中」「調整中」「検討中」ばかり。
何週間も。何ヶ月も。変わらない。つまり、管理しているだけです。
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▶ 対応中・確認中・調整中が危険な理由 10/21公開予定
課題管理表だけ立派な案件の共通点
最初は10件だった課題。その後、20件。50件。100件。どんどん増える。
しかし、完了件数は増えない。結果として、誰も全体を把握できなくなる。
そして、管理表だけが巨大になる。
課題管理の目的を勘違いしている
ここに大きな誤解があります。課題管理の目的は、管理することではありません。
解決することです。しかし多くの案件では、「更新した」「共有した」「報告した」「エスカレーションした」
で終わる。それでは何も変わりません。
なぜ課題管理表だけ立派になるのか
なぜ課題管理表だけ立派になるのでしょうか。理由は簡単です。
課題を解決するより、管理する方が簡単だからです。
更新する。共有する。報告する。これはできます。
しかし、解決するには決断が必要です。
責任も必要です。だから多くの案件は、管理に逃げる。
結果として、課題管理表だけが立派になります。
私が見てきた危険パターン
私が危険だと思う案件があります。それは、課題件数が増え続ける案件です。
本来なら、課題は減るべきです。しかし、炎上案件では逆。
増える。増える。さらに増える。
これは、解決する力より、問題が発生する速度の方が速い状態です。
課題が減らない案件の特徴
課題が減らない案件には、共通点があります。
新しい課題は登録される。しかし、古い課題は残ったまま。
課題管理表を見ると、3か月前の課題。半年前の課題。
1年前の課題まで残っている。なぜか。
誰も終わらせていないからです。課題管理表は、課題を並べるためのものではありません。
課題を減らすためのものです。
会議では何が起きているのか
会議も立派です。出席者も多い。資料も立派。
しかし、決まらない。よく聞く言葉があります。
「引き続き対応します」「関係部門へ確認します」「ベンダーと調整します」
翌週も翌月も同じ。そして課題は残る。
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▶会議が増える案件は危険 10/20公開予定
私が最初に確認すること
私は案件に入ると、課題件数を見ません。確認するのは、今週何件終わったかです。
件数ではありません。解決件数です。
プロジェクトを前に進めるのは、新しい課題を登録することではない。
課題を終わらせることです。
再生請負人が見る数字
私は課題件数を評価しません。100件あることが問題ではないからです。
見るのは、
・新規課題件数
・解決課題件数
・未解決課題の滞留期間
です。
炎上案件では、解決件数より、新規課題件数の方が多くなります。
すると課題は減らない。会議も増える。現場も疲弊する。
プロジェクトを健全化する第一歩は、課題件数を増やすことではありません。
解決件数を増やすことです。
誰もボールを持っていない
炎上案件では、課題の担当者はいます。しかし、オーナーがいない。
みんな「相手待ち」「確認待ち」「承認待ち」になっている。
だから動かない。課題は担当者がいるかではありません。
終わらせる人がいるかです。
私が最初にやったこと
最初にやったことは、課題管理表を作り直すことではありません。
課題を減らすことです。
誰が決めるのか
誰が対応するのか
期限はいつか
を明確にする。
すると、課題が減り始める。会議も短くなる。現場が動き始める。
課題解決文化を作る
プロジェクト再建で重要なのは、管理文化ではありません。解決文化です。
「見つける」「管理する」「報告する」ではなく、「決める」「動く」「終わらせる」です。
再生請負人の流儀
私はいつもこう考えています。課題を見るな。解決状況を見ろ。
重要なのは、何件あるかではありません。何件終わったかです。
まとめ
課題管理表だけ立派な案件があります。課題は見えている。
しかし、解決されない。決まらない。動かない。
管理しているだけでは、何も変わりません。課題管理の目的は、管理ではない。解決です。
プロジェクトを変えるのは、管理表ではなく、課題解決なのです。
そして、解決されない課題は、やがて炎上案件へと変わります。
もし現在のプロジェクトに不安を感じているのであれば、一度危険度診断をご活用ください。
また、軽度の課題についてはPMO講座もご活用いただけます。
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